1. Ведение делопроизводства
- Прием и распределение телефонных звонков, ведение телефонных переговоров, прием и регистрация входящей документации, направление документов на исполнение, контроль исполнения документов, ведение журнала учета получения документов исполнителями, регистрация исходящей документации и отправка адресату. - Составление и оформление приказов, распоряжений руководителя, служебных писем, служебных записок, доверенностей, гарантийных писем, договоров со сторонними организациями, оформление и отправка писем посредством почтовой связи. - Подготовка совещаний: техническое и информационное обслуживание, ведение протоколов. - Ведение конфиденциального делопроизводства: прием, регистрация и передача на исполнение документа, регистрация и отправка исходящего документа. - Формирование исполненных документов в дела, оформление дел. - Ведение учета марок, конвертов, поздравительных открыток.
2. Ведение кадрового делопроизводства
- Создание и оформление приказов: о приеме сотрудника на работу, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора (увольнении), о направлении в командировку, оформление командировочного удостоверения. - Проверка правильности написания заявлений сотрудниками. - Ведение личных дел сотрудников. - Ведение журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним, ведение трудовых книжек. - Учет рабочего времени сотрудников, ведение табеля, заполнение больничных листов. - Подсчет трудового стажа работников. - Оформление и сбор документов для пенсионного фонда на сотрудников, достигших пенсионного возраста.
3. Ведение складского хозяйства
- Определение потребностей организации в хозяйственных товарах и канцелярских принадлежностях. - Оформление заявки на канцелярские принадлежности, их закупка. - Приобретение хозяйственных товаров, предметов интерьера, электроприборов. - Учет хозяйственных товаров и канцелярских принадлежностей. - Составление ежемесячно ведомости выдачи материалов на нужды предприятия. - Ведение книги складского учета материалов.
Дополнительные обязанности - Водоотведение: контроль за наличием воды, своевременная информированность о причинах отсутствия воды, сообщение в соответствующие службы города о неполадках. - Электроснабжение: обнаружение неполадки, вызов соответствующих служб. - Охрана труда и пожарную безопасность: соблюдение норм охраны труда на рабочих местах, выполнение пунктов предписаний пожарной инспекции, содержание помещения офиса в противопожарном состоянии, контроль за электроприборами, их своевременное обесточивание, обход помещений в конце рабочего дня, проведение пожарного инструктажа с сотрудниками, содержание в рабочем состоянии средств пожаротушения. - Снятие показаний электросчетчика, счетчика на воду, о потреблении теплоэнергии, составление отчетов и направление в соответствующие организации. |