| ОБЯЗАННОСТИ:
I. Делопроизводство.
1. Организую подготовку документов, материалов и информации.
2. Определяю порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляю доверенности, организую платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляю платежные документы.
3. Организую ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), веду деловую переписку, обеспечиваю рассылку необходимых материалов.
4. Оформляю листы индивидуального целевого планирования менеджеров с извлечением данных из общей информационной базы (сводные таблицы).
5. Оформляю и веду ежедневные, еженедельные и текущие отчеты разных форматов, содержания и сложности.
II. Материально-техническое обеспечение.
1. Организую оснащение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирую и определяю потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляю планы на расходные материалы).
2. Заключаю договора для жизненно-важных вопросов офиса.
3. Организую проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации; ликвидирую рабочие сбои орг. техники.
4. Организую встречи, приемы, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров. Материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
5. Осуществляю инвентаризацию хозяйства офиса.
6. Координирую завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).
7. Работаю с коммунальными службами, с представителями обслуживающих орг. технику организаций.
III. Ведение кадрового делопроизводства.
1. Первичный отбор соискателей и организация собеседований.
2. Подготовка документов для трудоустройства (увольнения).
3. Ведение табеля рабочего времени.
IV. Работа с первичной бухгалтерской документацией.
V. Проведение переговоров с посетителями офиса.
ДОСТИЖЕНИЯ:
Организовала административно-хозяйственный переезд Представительства компании на новое место (из другого региона), обеспечив арендуемым жильем сотрудников, а также бесперебойное начало работы и оснащение всем необходимым нового офиса.
За период работы в компании «отточила» навыки превосходного владения Word, Excel, Outlook, графических программ (для корректировки документов). Свободно «общаюсь» с офисной техникой. |
