| Планирование рабочего дня руководителя, бизнес-встреч, поездок.
Документационное обеспечение управления (составление и оформление распорядительных документов (приказы, распоряжения, доверенности и т.д.), информационно-справочных документов (справки, письма, факсы и т.д.), организационных документов.
Организация и ведение документооборота организации (прием и отправка документов, регистрация, передача на рассмотрение руководителю, доведение документов до исполнителей и контроль исполнения, формирование документов в дела, сдача документов в архив, работа с конфиденциальными документами, уничтожение документов).
Ведение реестра заключаемых компанией договоров и соглашений, их систематизация, хранение и учет учредительных и иных официальных документов организации, подготовка нотариальных копий, получение выписок из ЕГРЮЛ.
Организация и осуществление электронного документооборота организации, систематизация и хранение электронных документов, составление и обновление электронного каталога и коммерческих предложений по объектам компании.
Оформление кадровой документации (заявления, приказы, личные дела, трудовые книжки и т.д.), обеспечение сотрудников организации страховыми медицинскими полюсами.
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, прием и распределение звонков, организация телефонных переговоров, регистрация входящих и исходящих документов, обработка факсов и электронной почты.
Предоставление первичной информации об объектах компании потенциальным партнерам.
Общение и ведение деловой переписки с ключевыми партнерами компании в пределах своих полномочий.
Контроль исполнения резолюций, поставленных задач и поручений подчиненными
Выполнение копировальных, редакционных и машинописных работ, сканирование документов, обработка сканированных документов и фотографий.
Формирование и обновление базы контактной информации партнеров компании.
Отправление и регистрация исходящей почтовой корреспонденции организации, включая отправления через курьерские службы.
Организация зарубежных поездок руководителя: бронирование авиа и ж/д билетов, подбор и организация размещения, заказ трансфера, переговоры по телефону или электронной почте на английском языке для выяснения условий, сроков, стоимости бронируемых отелей и услуг.
Организация встречи и прием визитеров офиса, гостей, делегаций, партнеров организации.
Организация совещаний и переговорных процессов, презентаций и других мероприятий, их материально-техническое обеспечение и сервисное сопровождение.
Подача заявок, регистрация и организация участия руководителя в крупных международных выставках и «круглых столах».
Ведение бюджета расходов на хозяйственные нужды офиса, и ведение внутренней финансовой отчетности.
Заказ визитных карточек для руководителя и сотрудников офиса.
Организация закупки канцелярских товаров, бытовой и офисной техники, комплектующих, расходных материалов, руководство установкой оборудования и контроль над вводом в эксплуатацию, обеспечение дальнейшее взаимодействие с обслуживающими сервисными организациями.
Заказ билетов на различные мероприятия, заказ кейтеринга
Организация подписки на периодические печатные издания
Руководство персоналом офиса (курьеры, уборщики, водители) и работа со службой безопасности
Построение и обеспечение взаимоотношений между структурными подразделениями организации, доведение до сведения работников заданий и принятых в отношении их решений
Поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований.
Осуществление контроля над трудовой дисциплиной сотрудников организации, ведение табеля учета рабочего времени.
Предоставление сотрудникам организации помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем и вопросов, принятие мер по предупреждению конфликтных ситуаций.
Организация корпоративных праздничных мероприятий и поздравления сотрудников и партнеров компании.
Поиск, сбор и анализ необходимой руководителю информации.
Выполнение личных поручений руководителя. |
